Skip to main content

General terms and conditions SIMBA SERVICE

Simba Service is the trade name of Are Agency BVBA, Provinciale Steenweg 39, 2627 Schelle, with company number 0699758196.

E-mail: Hello@simbaservice.be. Website: www.simbaservice.be / https://portal.simbaservice.be/. Phone: +32 337 686 40

Article 1 Definitions

In these general terms and conditions, the following terms are used in the following sense, unless expressly stated otherwise. Simba Service: the publisher of these general terms and conditions. Client: the consumer or company who gives Simba Service an order and thereby expressly agrees to these general terms and conditions, of which he has taken prior notice. Assignment: the execution of the works described in the different packages on the website of Simba Service: www.simbaservice.be and which are contractually stipulated; Agreement: the agreement of an assignment or an agreement concluded by purchase of a package, which is drawn up and signed by the parties in consultation, digitally or otherwise.

Article 2 General

1. These terms and conditions apply to every offer, quotation, order and agreement between Simba Service and a Client.
2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten gesloten met Simba Service waarbij beroep op derden gedaan wordt ter uitvoering van deze overeenkomst.
3. Eventuele afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts mogelijk en geldig wanneer deze uitdrukkelijk schriftelijk of via e-mail zijn overeengekomen.
4. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Wanneer andere voorwaarden toch van toepassing zouden zijn op de rechtsverhouding tussen Simba Service en de Opdrachtgever, wordt bij tegenstrijdige voorwaarden voorrang verleend aan de algemene voorwaarden van Simba Service.
5. Indien een of meerdere van de bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Simba Service en Opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij indien en voor zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht worden genomen
6. Waar in deze voorwaarden niet afgeweken werd van regels van aanvullend recht, hebben de partijen tot doel deze aanvullende regels te doen gelden op hun overeenkomst, tenzij hiervan schriftelijk of via e-mail afgeweken werd.

Article 3 Execution of the Agreement

1. The parties shall perform the agreement to the best of their knowledge and ability, in accordance with the requirements of good workmanship and good faith.
2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft Simba Service het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
3.1 The Client shall ensure that all data, which Simba Service indicates are necessary or which the Client should reasonably understand are necessary for the execution of the agreement, shall be provided to Simba Service in a timely manner.
3.2 If the data required for the execution of the agreement are not provided to Simba Service within the term stipulated below (3.3), Simba Service has the right to suspend the execution of the agreement and / or to charge the Customer the additional costs resulting from the delay according to the usual rates.
3.3 When requesting an order under the agreement, the Client shall transfer to Simba Service the necessary data for the execution of the order within a period of 24 hours.
4. Simba Service is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie die werd verstrekt door de Opdrachtgever, tenzij Simba Service deze onjuistheid of onvolledigheid kende of redelijkerwijze behoorde te kennen. Opdrachtgever vrijwaart Simba Service voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en welke aan Opdrachtgever toerekenbaar is.
5. Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan Simba Service de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk, via e-mail of via het online platform van Simba Service heeft goedgekeurd.
6. Simba Service heeft het recht om discretionair opdrachten te weigeren.
7. Het afleveren van het ontwerp door Simba Service binnen de vooropgestelde termijn, zijnde 48 of 72 uur, afhankelijk van het gekozen pakket, maakt deel uit van een inspanningsverbintenis.

Article 4 Modification of the agreement

1. If during the execution of the agreement it appears that for a proper execution of the assignments it is necessary to modify or supplement the agreement, the parties will make the necessary adjustments in a timely manner and by mutual agreement.
2. Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering van de opdrachten daardoor worden beïnvloed. Simba Service zal de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.
3. Indien de wijziging van of aanvulling op de overeenkomst financiële en / of kwalitatieve consequenties zal hebben, zal Simba Service de Opdrachtgever hierover op voorhand inlichten. In geval de financiële en / of kwalitatieve consequenties niet voorzienbaar waren voorafgaand aan de wijziging of aanvulling van de overeenkomst zal Simba Service de Opdrachtgever hiervan kennis geven binnen een redelijke termijn na kennisname.
4. Indien een vast honorarium is overeengekomen zal Simba Service daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een overschrijding van dit honorarium tot gevolg heeft.
5. In afwijking van lid 3 zal Simba Service geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan Simba Service kunnen worden toegerekend.
6. Voor wat betreft de overeenkomsten gesloten in de B2B-context, wordt de Opdrachtgever geacht verantwoordbare wijzigingen voorgesteld door Simba Service met betrekking tot de prijs, de kenmerken of de voorwaarden van de overeenkomst aanvaard te hebben wanneer de Opdrachtgever nalaat om hier schriftelijk op te reageren binnen een termijn van 10 werkdagen. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag dat de Opdrachtgever van de wijzigingen in kennis werd gesteld of redelijkerwijze kennis had kunnen nemen van de wijzigingen.
7. Voor wat betreft overeenkomsten van onbepaalde duur gesloten in de B2C-context, wordt de Opdrachtgever geacht verantwoordbare wijzigingen voorgesteld door Simba Service met betrekking tot de prijs of de voorwaarden van de overeenkomst aanvaard te hebben indien ze nalaat om hier schriftelijk op te reageren binnen een termijn van 10 werkdagen nadat ze hiervan in kennis werd gesteld of hier redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen. De Opdrachtgever heeft het recht om binnen deze periode van 10 werkdagen de overeenkomst kosteloos en zonder schadevergoeding te beëindigen. Bij gebrek aan enige reactie binnen deze periode zullen de wijzigingen van toepassing worden op de overeenkomst.

Article 5 Contract performance period

1. The agreement between Simba Service and a Client is entered into for a fixed term of 1, 6 or 12 months or a one-time assignment, which is determined according to the package chosen by the Client, unless otherwise follows from the nature of the agreement or the parties expressly agree otherwise in writing.
2. Is binnen de looptijd van de overeenkomst voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nooit een termijn die de ontbinding van de overeenkomst tot gevolg kan hebben. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de Opdrachtgever Simba Service derhalve schriftelijk in gebreke te stellen.
3. Bij afname van pakketten die door Simba Service zijn samengesteld, worden de door Simba Service aangegeven uitvoeringstermijnen gehanteerd. In dat kader worden de uitvoeringstermijnen nader vastgesteld.

Article 6 Price Agreements

1. The parties shall agree on a fixed fee at the formation of the agreement, depending on the package selected.
2. Prijzen die weergegeven staan op de website (www.simbaservice.be) van Simba Service zijn ter indicatie en onderhevig aan wijzigingen.
3. Prijzen die weergegeven staan op de website (www.simbaservice.be) zijn alleen van kracht tussen partijen, nadat deze door de Opdrachtgever zijn aanvaard en door Simba Service zijn bevestigd, hetgeen schriftelijk, per e-mail of via een bevestiging op het online platform zal geschieden.
4. Voor wat betreft bedrijven zijn de pakketprijs en eventuele kostenramingen exclusief BTW.
5. Bij het afnemen van pakketten, zoals aangeboden door Simba Service op haar website (www.simbaservice.be), worden betalingen verricht op een door Simba Service aan te geven wijze.
6. Voorts mag Simba Service het honorarium verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan Simba Service, dat in redelijkheid niet van Simba Service mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijke honorarium. Simba Service zal de Opdrachtgever in dat geval van het voornemen tot verhoging van het honorarium of tarief in kennis stellen. Simba Service zal daarbij de omvang van en de datum waarop de verhoging zal ingaan, vermelden.

Article 7 Payment

1. Payment shall take place within 15 days after invoice date, in a way to be indicated by Simba Service in the currency of the invoice, unless otherwise agreed. Contestation of invoices does not suspend the payment obligation.
2. In case of late payment a late payment interest shall be due in the amount of 2% per year if the Client is a consumer or in the amount of 10% per year if the Client is a company. This late payment interest shall be due by operation of law and without prior notice of default. In addition, a lump sum fee for administrative costs in the amount of 10% of the amount due with a minimum of 100 euros will also be payable.

Article 8 Complaints

1. Complaints about work performed must be reported by the Client to Simba Service in writing by means of a notice of default within 8 days after discovery, but at the latest within 14 days after completion of the relevant work. The notice of default must contain as detailed a description of the shortcoming as possible, so that Simba Service is able to respond adequately.
2. Indien een klacht gegrond is, zal Simba Service de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt zodra Simba Service de werkzaamheden zou hervatten. Een klacht is enkel gegrond wanneer de werkzaamheden werden uitgeoefend op een wijze die kennelijk onredelijk is met de formulering en aanvraag van de opdracht in kwestie.
3. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden niet meer mogelijk of zinvol is, zal Simba Service slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 13.

Article 9 Termination

1. If the agreement is terminated prematurely by Client, Simba Service shall be entitled to compensation, which Simba Service shall charge in consultation with Client, unless facts and circumstances underlying the termination are attributable to Simba Service or unless the applicable legal provisions permit this. Furthermore, Client shall then be obliged to pay the invoices for work performed until then. The preliminary results of the work performed until then shall therefore be made available to Client under reservation.
2. Indien de Opdrachtgever een pakket zoals weergegeven op de website (www.simbaservice.be) afneemt, wordt de Opdrachtgever zo goed mogelijk gehouden aan de looptijden van desbetreffende pakket. Vroegtijdige beëindiging door de Opdrachtgever geeft Simba Service het recht op een compensatie voor de geleden schade en mogelijke gevolgen die dit voor Simba Service kan hebben, indien dit wettelijk geoorloofd is. Dit zal Simba Service in overleg met de Opdrachtgever in rekening brengen.
3. Indien de overeenkomst tussentijds wordt opgezegd door Simba Service, zal Simba Service in overleg met Opdrachtgever zorg dragen voor overdracht van nog te verrichten werkzaamheden aan derden, tenzij er feiten en omstandigheden aan de opzegging ten grondslag liggen die aan Opdrachtgever toerekenbaar zijn.
4. Indien het een pakket van Simba Service betreft dat uit een éénmalige opdracht bestaat is een opzegging niet mogelijk. 5. Afwezigheid van het herroepingsrecht: alle goederen en diensten worden door Simba Service vervaardigd volgens de specificaties van de Opdrachtgever of zijn specifiek voor de Opdrachtgever bestemd. De Opdrachtgever kan dus geen herroepingsrecht uitoefenen.

Article 10 Renewal of Agreement

1. The agreement between the Simba Service and the Client entered into pursuant to a package purchase in the B2B context shall be tacitly renewed for the same period as agreed upon at inception, unless the Client indicates in writing five (5) business days prior to the original end date that he does not wish to avail himself of tacit renewal.
2. Simba Service behoudt zich het recht voor om de overeenkomst op te zeggen mits naleving van een opzeggingstermijn van 5 werkdagen, zonder dat deze langer kan zijn dan de aanvankelijke duur van de overeenkomst.
3. De bij de oorspronkelijke overeenkomst behorende “Niet tevreden? Nieuw ontwerp!” garantie is niet van toepassing bij verlengingen van overeenkomsten.

Article 11 Suspension and dissolution

1. Simba Service is authorized to suspend the fulfillment of its obligations or to dissolve the agreement, if:

  • Client does not fulfill or does not fully fulfill its obligations under the Agreement.
  • After entering into the agreement Simba Service learns of circumstances giving good ground to fear that the Client shall not fulfill the obligations. In case there are good grounds to fear that the Client will only partially or improperly fulfill its obligations, suspension shall only be allowed as far as the shortcoming justifies it.
  • Client was requested to provide security for the fulfillment of its obligations under the agreement at the conclusion of the agreement and this security is not provided or is insufficient.

2. If the agreement is dissolved, the claims of Simba Service against the Client shall be immediately due and payable. If Simba Service suspends the fulfillment of its obligations, it shall retain its claims under the law and the agreement.
3. Simba Service behoudt steeds het recht schadevergoeding te vorderen.

Article 12 Liability

1. If Simba Service should be liable, this liability is limited to what is regulated in this provision.
2. Indien Simba Service aansprakelijk is voor de voorzienbare schade, dan is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal tweemaal het factuurbedrag.
3. In afwijking van hetgeen onder 2. van dit artikel is bepaald, wordt bij een opdracht met een langere totale looptijd dan zes maanden, de aansprakelijkheid verder beperkt tot het over de laatste zes maanden bedrag.
4. Onder voorzienbare schade wordt uitsluitend verstaan: – de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden; – de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Simba Service aan de overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Simba Service toegerekend kunnen worden; – redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
5. Simba Service is niet aansprakelijk voor niet-voorzienbare schade, daaronder inbegrepen maar niet beperkt tot: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
6. De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Simba Service.

Article 13 Force Majeure

1. The parties are not obliged to fulfill any obligation if they are hindered to do so as a result of a circumstance that is not due to fault, and is not for their account by virtue of the law, a legal act or generally accepted practice.
2. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van externe oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Simba Service geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Simba Service niet in staat is de verplichtingen na te komen. Werkstakingen in de onderneming van Simba Service worden daaronder begrepen.
3. Simba Service heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat Simba Service haar verplichtingen had moeten nakomen.
4. Partijen kunnen gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan twee maanden is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.
5. Voor zover Simba Service ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk zijn verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen of deze zal kunnen nakomen, en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is Simba Service gerechtigd om het reeds nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte separaat te factureren. Opdrachtgever is gehouden deze facturen te voldoen als ware het een afzonderlijke overeenkomst.

Article 14 Confidentiality

1. Both parties are obliged to keep confidential all confidential information obtained from each other or from any other source in the framework of their agreement, such as graphical, technical, functional, technological, commercial, economic, operational, strategic, business and financial information in any form (oral or written, digital or non-digital). Such information shall be considered confidential if communicated by the other party or if it arises from the nature of the information (hereinafter the “Confidential Information”). This Confidential Information shall be considered and treated as confidential both during and after the termination of the Agreement and for five (5) years after the termination of the Agreement. This if an NDA has been signed.
2. The Parties shall not, during the Agreement and for a period of ten (10) years after the termination of the Agreement, except with the prior written consent of the other Party, either directly or indirectly:

  • Use Confidential Information for any purpose other than the performance of the Agreement;
  • Disclose Confidential Information to third parties, other than those persons who reasonably should have access to the Confidential Information by virtue of their position with or professional relationship to a Party, and have knowledge with respect to the contents of this Confidential Information, for the purpose of executing the Agreement;
  • Disclosing Confidential Information to third parties without the prior written consent of the other party
  • In any way copy or reproduce Confidential Information for purposes other than for the performance of the Agreement;

unless it would be required to do so by any statutory or other mandatory provision, by court order or in order to enforce its rights under the Agreement. This if an NDA has been signed.

3. This obligation of confidentiality and non-use shall not or shall no longer apply:

(a) on information that is in the public domain or generally known, without that fact resulting from a breach of the present confidentiality agreement;

(b) to information legally obtained from a third party, without restrictions nor by violation of pre-existing confidentiality agreement;

(c) to information that a party can prove was legally in its possession prior to being disclosed to it by the other party in execution of this confidentiality agreement;

(d) when its dissemination is required by law or court order; where appropriate, the other party shall be notified in writing as soon as possible, if possible before the information is released;

(e) to information independently developed by any party without violation of this confidentiality agreement

4. Simba Service undertakes to keep the cooperation with Client confidential and also not to use the delivered materials as promotional material for its own use. This if an NDA has been signed.
5. Deviations from this Article on confidentiality can be made through an explicit confidentiality agreement, made by one of the parties, to which parties commit themselves. This if an NDA has been signed.
6. Each party shall guarantee the proper execution of the confidentiality commitment by its employees; in particular, it shall take all useful security measures to guarantee this confidentiality. This if an NDA has been signed.

Article 15 Intellectual property and copyrights

1. In accordance with the terms and modalities of this agreement, Simba Service assigns to the Client all intellectual property rights (including but not limited to copyrights, neighboring rights, patent rights, design rights, trademark rights, trade name rights, database rights, domain name rights, trade secrets, know-how, breeders’ rights) to its contribution in the development of the designs. This contribution of Simba Service includes all technical, functional, technological and other knowledge of Simba Service relating to the designs, regardless of their nature or appearance and regardless of the carrier on which they are recorded, including but not limited to drawings, prototypes, documents, source codes, analyses, production and application methods, specifications, ideas, designs, test results, documentation, software, processes, formulas as well as any form of research and development concerning the Order (hereinafter the “Contribution”).
2. De overdracht van de intellectuele eigendomsrechten is exclusief, geldt voor de gehele wereld en voor de gehele beschermingsduur van de desbetreffende rechten en in de meest volledige omvang, d.w.z. voor alle mogelijke exploitatiewijzen- en vormen.
3.Simba Service shall not use, exploit or protect (including by means of deposit) the Intellectual Property Rights, either in its own name or for its own account or for the name or account of a third party, in particular a competitor of the Client. Simba Service is, however, entitled to use the Contribution as a reference on its website or in other advertising material.
4. Simba Service doet eveneens afstand van haar morele rechten op eerbied en naamsvermelding op de Bijdrage.
5. De overdracht van de Intellectuele Eigendomsrechten gebeurt kosteloos en Simba Service garandeert dat zij alle rechten heeft bekomen van derden op de mogelijke creaties die geïntegreerd zijn in de Bijdrage en dat de Opdrachtgever hiervoor geen bijkomende vergoeding verschuldigd is.
6. Simba Service vrijwaart de Opdrachtgever voor alle aanspraken van derden in geval van beweerde inbreuken op hun intellectuele eigendomsrechten of aanverwante rechten (zoals persoonlijkheidsrechten, rechten op knowhow, oneerlijke mededinging en dergelijke meer) die zouden ontstaan op de overgedragen Intellectuele Eigendomsrechten.
7. Het einde, de ontbinding of beëindiging van de Overeenkomst doet geen afbreuk aan de overdracht van de Intellectuele Eigendomsrechten op de Bijdrage, die de eigendom van de Opdrachtgever blijven.

Article 16 Website of Simba Service.

1. It is not precluded that there may be information on our website (www.simbaservice.be) that contains typographical errors, inaccuracies or omissions that may relate to product descriptions, pricing, promotions, offers and availability. Simba Service reserves the right to correct errors, inaccuracies or omissions and to change or update information or cancel orders if information in the contract or on any website is inaccurate at any time without notice (including after you have submitted your order).
2. Inzending van persoonlijke informatie via de website (www.simbaservice.be) valt onder ons privacybeleid. De privacy policy is in de footer van de website terug te vinden.

Article 17 Disputes and competent court

1. The court in the place of business of Simba Service (Antwerp) is exclusively competent to take cognizance of disputes, without prejudice to the right of the consumer to bring the case before the court of his domicile.
2. Partijen zullen pas een beroep op de rechter doen nadat zij eerst zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.
3. Indien de Opdrachtgever een consument is en niet tevreden is met de wijze waarop het geschil tracht te worden beslecht, kan deze ook steeds terecht bij de Onlinegeschillenbeslechting, via ec.europa.eu/consumers/odr.

Article 18 Applicable law

1. Any agreement between Simba Service and the Client shall be governed by Belgian law.
2. Van toepassing is steeds de versie zoals die gold ten tijde van het totstandkoming van de overeenkomst

Article 19 Recording of conversations and meetings

As part of ensuring the quality of our services and to support internal training and improvement purposes, conversations and (online) meetings may be recorded. By using our services, the client agrees that such recordings may take place.

Recordings are kept confidential and used only for the purposes for which they were recorded. They are not kept longer than necessary and are not shared with third parties unless required by law or necessary for the performance of the agreement.

If the client objects to the recording of a specific conversation or meeting, this may be made known prior to the recording.